L’entreprise IECF PESIER fait intervenir ses techniciens dans les immeubles d’habitation, sur des chantiers d’électronique en courant faible. La digitalisation de son activité, grâce au logiciel d’intervention BigChange, a permis à cette entreprise de gagner du temps, tout en répondant à une demande de modernisation de la part de ses clients.
Présentation de l’entreprise IECF PESIER
L’entreprise IECF PESIER est dirigée par son responsable, Marc Gerbi. Depuis plus de 30 ans, elle intervient principalement auprès des bailleurs sociaux et des entreprises sociales pour l’habitat. Son domaine d’intervention s’articule autour des appareils de contrôle d’accès, d’interphonie, de vidéo surveillance et de distribution des signaux audiovisuels.
Ces éléments sont dits “de courant faible”. Les techniciens effectuent des interventions sur des chantiers neufs et des chantiers de rénovation. Cependant, la part la plus importante de l’activité se réalise sur des chantiers de maintenance.
Précédemment, l’entreprise IECF PESIER était équipée d’un logiciel GMAO hébergé sur un serveur local. Mais la capacité de ce système était limitée. En effet, si plusieurs personnes tentaient de se connecter en même temps, ce qui arrivait fréquemment, le serveur se bloquait. Les techniciens en intervention étaient alors obligés de stopper ce qu’ils faisaient sur informatique et de tout reprendre sur format papier. Vis-à-vis du client, cela renvoyait une image peu professionnelle.
Un besoin de passer du papier au numérique
Depuis sa création, le système de fonctionnement de l’entreprise était basé sur le papier. Les collaborateurs remplissaient des bordereaux d’intervention à la main et transmettaient des factures papier aux clients. Au fil du temps, les techniciens, comme les assistants administratifs, se sont rendu compte des difficultés et des limites de cette organisation.
En outre, l’entreprise faisait face à une vraie demande de digitalisation de la part de ses clients. La première tentative d’IECF PESIER, d’inclure l’informatique dans son fonctionnement, n’a pas été concluante. L’outil choisi n’étant pas adapté aux besoins, les résultats n’ont pas été à la hauteur des attentes des collaborateurs.
Le constat fut simple : il fallait absolument intégrer à l’entreprise une solution digitale performante, afin de gérer l’ensemble des interventions et l’ensemble des dépannages.
Témoignage
Ce que je pense de BigChange est positif. Depuis qu’il est dans notre installation, j’utilise fréquemment l’application dictaphone. Je ne suis pas obligé d’écrire, ce que je trouve très très bien et me fait gagner du temps. Ce qui est aussi intéressant pour moi, en tant que technicien d’intervention, c’est la signature numérique avec le client. Pour valider la fin d’un chantier, le client signe sur la tablette et celle-ci est directement transmise au bureau. Je n’ai pas besoin de retourner déposer le bordereau papier et je ne risque plus de perdre quoi que ce soit.
Patrick Corneloup, technicien dépanneur
Ma principale mission, en tant qu’assistante technique, c’est de m’occuper de toutes les demandes clients qui arrivent. Je les renseigne sur le logiciel BigChange et cela me permet d’avoir un suivi des interventions du début à la fin.
Jenina Poinen, assistante technique
Des résultats au-delà des attentes
Après l’installation du logiciel BigChange dans l’entreprise IECF PESIER, les employés ont été accompagnés afin de prendre en main ce nouvel outil.
Dans un premier temps, BigChange s’est chargé d’enregistrer tout le fichier client, ainsi que l’ensemble des données concernant les tarifs des matériaux et des prestations. Ensuite, les formateurs ont pris le temps de montrer cette procédure aux salariés de l’entreprise, afin qu’ils puissent être autonomes par la suite, si de nouvelles données venaient à être intégrées au logiciel.
Une des premières remarques des employés de l’entreprise IECF PESIER concerne la fluidité de l’outil BigChange. Eux, qui étaient gênés par des problèmes de connexion au serveur de leur GMAO, se retrouvent à utiliser un logiciel rapide et efficace. Cela représente un énorme gain de temps au quotidien.
Ce nouveau logiciel permet d’établir des devis numériques automatiquement, en saisissant simplement les demandes du client. Le devis est ensuite généré et immédiatement transmis au client. La réactivité est meilleure et cela améliore les relations entre les parties.
L’entreprise a déjà fait face à des litiges concernant des devis papier. Avec le numérique, ces documents ne sont plus sujets à interprétation. Par conséquent, le taux de litige enregistré est en forte diminution. C’est extrêmement positif pour l’image de l’entreprise et la fidélisation des clients.
Parmi les principaux avantages du logiciel proposé par BigChange, les collaborateurs de l’entreprise IECF PESIER apprécient le suivi en temps réel des interventions. Pour les assistants techniques du bureau, c’est un moyen de savoir où interviennent les techniciens ainsi que l’étape de l’intervention à l’instant T.
- Est-ce que le technicien est arrivé ?
- Est-ce qu’il est en cours de dépannage ?
- Est-ce que la maintenance est terminée ?
- Est-ce que le client a validé le chantier ?
Les assistants techniques reçoivent notamment des photos prises par les techniciens, lorsque l’intervention est terminée. Ces photos sont des preuves de la bonne réalisation du chantier, car on y voit la réparation effectuée. Elles sont enregistrées dans le dossier client, pour valider l’intervention, mais également pour conserver une trace de ce qui a été fait et faciliter la maintenance à venir.
La fin d’une intervention validée déclenche la facturation de cette dernière et la transmission immédiate de la facture au client. Le délai entre la fin du chantier et la réception de la facture par le client est réduit à son minimum. Cela engendre une meilleure fluidité dans la trésorerie de l’entreprise et assainit les finances.
Au niveau du pilotage de l’entreprise, la réactivité est améliorée à tous les niveaux. Les clients le ressentent et apprécient énormément cette transition. Ces derniers ont eux aussi eu droit à leur part de changement. En effet, ils bénéficient d’un accès à une plateforme en ligne, directement reliée à notre logiciel interne. Depuis leur espace personnel, ils peuvent faire une demande d’intervention, retrouver leurs devis et régler les factures en cours.
Le bilan est hautement positif, tant pour les collaborateurs de l’entreprise que pour les clients. La digitalisation des procédures répond à une attente de l’ensemble des personnes concernées. Aujourd’hui, plus personne ne voudrait revenir en arrière.
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